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Events steuern & Dauerbetrieb regeln

Hier erfährst du, wie du die Bestellannahme für deine Gäste ganz einfach und flexibel steuerst – egal ob einzelnes Event oder durchgehender Betrieb.

Event-Übersicht & Erstellung

Im Event-Cockpit siehst du alle deine bisherigen Events. Noch kein Event erstellt? Kein Problem – klick einfach auf „Neues Event erstellen“. Wichtig: Du brauchst dafür ein gültiges Guthaben (siehe Erste Schritte).

Event-Verwaltung im Detail

Wenn du bei einem Event auf „Verwalten“ klickst, öffnet sich das passende Verwaltungsfenster.

Event-Beginn

  • Was das macht: Hier legst du fest, ab wann Gäste bei deinem Event bestellen dürfen. Es gilt ein 24-Stunden-Fenster ab Startzeit.
  • Beispiel: Startzeit: 20.07.2025 um 18:00 Uhr → Gäste können bis zum 21.07. um 18:00 Uhr bestellen.

Event manuell freischalten

  • Was das macht: Das ist dein Hauptschalter fürs Event. Nur wenn der Haken gesetzt ist, wird das Event aktiviert.
  • Wann das sinnvoll ist: Du kannst alles vorbereiten, ohne dass schon bestellt werden kann. Erst wenn du den Haken setzt, geht’s zum Startzeitpunkt automatisch los.
  • Tipp: Du kannst das Event auch jederzeit wieder deaktivieren – unabhängig von der Zeit.
  • ⚠️ Achtung: Sobald eine Bestellung eingegangen ist, kannst du das Startdatum nicht mehr ändern. Also: Keine Testbestellungen vor dem echten Startzeitpunkt!

Dauerbetrieb („Schankpilot Live“)

Wenn du das „Live“-Abo hast, brauchst du keine Event-Steuerung.

  • Was passiert stattdessen: Wenn du auf „Einstellungen bearbeiten“ klickst, bekommst du den Hinweis, dass alles über die allgemeinen Einstellungen läuft.
  • Betriebsstatus umstellen: Möchtest du deinen Betrieb vorübergehend schließen (z. B. Ruhetag, Urlaub)? Dann geh zu Einstellungen → Betriebsstatus und deaktiviere dort „Bestellungen für den Standort annehmen“.

Weitere Einstellungen im Event

Im Verwaltungsfenster findest du außerdem Bereiche für:

Spezielle Event-Einstellungen

Über „Einstellungen bearbeiten“ oben rechts kannst du dein Event noch weiter anpassen.

Zahlungseinstellungen

  • Zahlungsarten: Hier stellst du ein, ob Barzahlung, Kartenzahlung oder beides erlaubt ist.
  • Trinkgeld-Rundung (Bar): Rundet bei Barzahlung auf den nächsten halben Euro – praktisch für schnelle Übergaben.
  • Zahlung vor Produktion: Wenn du möchtest, dass erst gezahlt werden muss, bevor produziert wird.

Lagerverwaltung & Schwund

Hier kannst du angeben, ob Schwund automatisch mitberechnet wird (z. B. durch Verluste bei der Schankanlage). Gib einfach einen Prozentsatz an – wir setzen einen typischen Durchschnittswert vor, den du bei Bedarf anpassen kannst.

Ablauf-Logistik

Hier legst du fest, wie Produkte beim Thekenverkauf ausgegeben werden:

  • Mit zentraler Übergabe: Runner bringen die fertigen Produkte zur Ausgabe.
  • Direktabholung: Ideal für kleine Lokale oder Foodtrucks.

Was sieht der Gast?

Die digitale Speisekarte prüft automatisch alle Regeln, die du festgelegt hast. Wenn etwas nicht passt, bekommen Gäste klare Hinweise:

  • „Dieses Event hat noch nicht begonnen …“
  • „Event ist schon vorbei …“
  • „Zurzeit keine Bestellungen möglich …“
  • „Event ist aktuell nicht freigeschaltet …“

Bestellstatus-Display für Gäste

Das Feld „Anzeige für Kunden“ liefert dir einen Link, den du z. B. am Tresen auf einem Display anzeigen kannst. Gäste können damit live den Status ihrer Bestellungen verfolgen – auch direkt auf dem Handy.

Diese Funktionen geben dir volle Kontrolle – egal ob du ein Zeltfest organisierst oder dauerhaft mit Schankpilot arbeitest. Stell alles so ein, wie’s für deinen Betrieb am besten passt!